索引是检索志书年鉴等文献资料的一种工具，是续志倡导的一种新体裁，它跟目录同样具有检索和查阅的功能。新中国首轮修志没有规定编制索引，但仍然有一些地方编制了索引，成为首轮修志的一个开创性典型。2008年9月，中国地方志指导小组下发的《地方志书质量规定》始将索引列为地方志书体裁之一，要求“分类标准统一，名称概念清楚，提炼的标目符合主题原意，附缀正文页码准确”。目前，全国已出版的二轮续志，基本上都编制了索引，证明志书索引编制已成为新时代修志的发展趋势。但从已出版的志书索引看，第二轮志书索引的编制还有许多需要注意和规范的地方。如：全国尚无统一的索引编制规则和标准，各地也无规范化的规定;续志索引的质量参差不一;索引编制深度不够，层次不一，信息量不足，款目专指度不高;另外，索引篇幅和规模如何限制，选择何种索引编排方式才便于检索，等等。现就索引的形式、种类和篇幅、编排方式、编制方法等，结合文山州第二轮志书索引的编制，并借鉴其他地区志书索引编制的得失，提出一些思考，与大家共同探讨。

一、目前已出版的索引形式和种类

目前所出版志书的索引，基本上可分为索引单卷本、总目（索引）单卷本、索引及编纂始末单卷本、卷前索引、卷末索引几类。而索引种类大概有：条目索引、人名索引、地名索引、大事索引、机构索引、事物索引、图照索引、表格索引、文件文献索引、主题索引、名优特产索引、名胜文物索引、诗词索引、民间故事索引、民间文学索引、歌谣索引、杂记索引、艺文志著作书目索引等等，较常见的索引种类有：人名索引、地名索引、图照索引、表格索引、大事索引等。

二、索引的篇幅和编排方式

从目前一些已出版新续志的索引来看，篇幅大小不一。有的做得少，仅占1%左右;有的做得比较详细，占10%以上，如浙江省的《永嘉县志》，占全书的13.63%;《武汉市志》共1200万字，所编制索引120万字，占全志的10%。笔者认为，索引页数占全书页数比例最好不超过占10%，篇幅的多少，跟修志的规划、志书容量、信息量的大小、编排者的风格等有一定的关系。笔者认为，索引只是志书检索的一种方法和途径，是辅助的手段和内容，所占比例过多，会大大加大志书的篇幅和容量，索引的深度只要体现出其志书的主要内容和精髓即可。新志索引的编排方式（检索方法）主要有几种：按部首笔画、拼音字母顺序、页码先后次序、四角号码等编排。笔者从事年鉴索引编排多年，感觉主题分析法编制，按主题词首字汉语拼音音译进行编排效果最佳。当然，志书由于时间跨度长、框架全面，篇目层次分明，内容博大精深，故为追求更精准、全面的查阅效果，编排方式可不局限于一种，也可使用几种方式，但要体现出索引在检索方法上的大众化和实用性，便于操作，便于运用。

三、索引的编制方法

（一）制作索引要明确所需标引的内容范围。当代方志的体裁形式有“述、记、志、传、图、表、录”等等，索引编排要立足于志书的体裁和篇目，即要先立骨架、树屋梁。从所标引的内容范围来讲，一般应以专志、人物、大事等为主。其中，尤应以各专志章节中的章、节、目甚至细目等内容为主要标引范围。另外，要做深做细，根据需要，可在大事（事件）、人名、地名、照片、表格和重要经济社会指标、特产（物产）、掌故、特载、专题、附录等做索引。需要指出的是，志书的序言、凡例、目录、注释、附录、编后记等不需要编制索引。索引条目一般采用汉语拼音字母顺序法排列，以有利于计算机管理和国际惯例接轨。以外文字母、阿拉伯数字开头的条目集中排列在最后。

（二）对索引编制的规范化操作。要明确大的索引范围，首先是完成对索引主题词（标目）、参见、附见等要素的提炼和初排，这是第一步，其次，就要对所用主题词（标目）进行加工处理，要将主要的信息词汇提前处理，标目的提取，要善于从志书的最低一层篇目中提取关键词，加工提炼，形成优化标目。如志书条目尽量词组化，多用名词、动词组成的主谓词组，要突出主题，如“审判刑事案件”应改为“刑事案件审判”。注意索引主题词内涵和外延的问题，如生产、销售两个标题用来做索引，就显得外延过大，应作内涵的限制和注明，如三七生产、烤烟销售等。注意尽量一事一条，对出现的两个或以上的标题，尽量分列为单个的标题，如“劳动人事”应分成“劳动”、“人事”两个标目，“档案的接收和征集”，可以分为“档案的接收”与“档案的征集”两个标目，“应急值守和后勤保障”可分为“应急值守”、“后勤保障”两个标目，“安全生产和保密工作”可分为“安全生产”、“保密工作”两个标目。索引条目标题不宜过长，过长不容易编制索引。在编制前，一定要做好对索引的主题词（标目）的分析、剖解和细化，尽量简洁明了。再如用大事做索引，先按标准确定大事，并用最精练的文字概括出来，后附时间、年代和页码，形成一条索引链，如“普者黑‘千人跳弦子，万人抹花脸’挑战世界之最成功（2009）……………19　213　289”。大事以年代先后为序排列。欲知详情，只需按页码搜寻即可，方便快捷。

四、第二轮志书索引编制值得探讨的若干问题

（一）要明确编制索引的目的和作用。

目前，修志界对志书是否编制索引仍有不同意见，一些人认为，志书体系庞大，有目录即可，何必再编索引，增大志书容量。对于第二轮续志，为什么会有更多的地方要求编制索引，并列入修志总体方案和志书体（裁）例之一。我们知道，志书体系庞大，内容丰富，要想查找具体的某一个信息并不容易，目录仅能从志书的章节目层次上来帮助查寻，但隐藏在正文之中的深层内容信息就无法查寻，如某个地方、某个人名、某件事件，某项指标等。编制方志索引的目的、宗旨就是要建立更加科学合理便捷的检索体系，方便读志用志, 提高志书的信息使用率，便于志书的推广运用。所以，方志索引必须具备实用性和可操作性, 使人们利用时能够快捷、简便、准确、顺利地找到所需资料。要让志书的目录与索引形成一个完整互补的检索系统，引导人们去准确快速地掌握志书的内容。这样，编制志书索引就会成为一项重要的、必不可少的内容，它的目的和作用就显而易见。

（二）第二轮志书统一要求编制索引，并形成约定俗成的规则和标准。

首轮各级志书，没有编制索引，是志书体裁和形式上的缺陷。第二轮续志应站在与时代和国际接轨的角度，来要求统一编制索引，形成检索体系上的规范和标准。就全州修志工作来讲，可以由州志办事先思考一个指导性的东西，对州县志的索引编制作出统一的规则和标准，采用哪种编制方式，篇幅上的限制要求，甚至要明确一些统一性主题词（标目）的内容和范畴。笔者认为，第二轮志书不再象第一轮志书那样，时间跨度长，篇幅过大，内容浩繁，动则上千万、数百万字，加之以前主要以手工操作为主，没有懂编制索引的编辑，如果做索引，是一件非常费劲费时的事。二轮续志，由于志书上下限基本就在二三十年左右，时间跨度短，篇幅和内容大大减少，基本上不会再出现前届志书分卷分册出书现象，加之现在电脑操作技术的成熟，懂索引编制的人员增多，编制索引已经成为修志行业要求，所以索引一定要做，当然要根据当地修志的实际情况来定，单本志书的，可做成志前索引（和目录并列）或卷末索引，这样便于检索和导读。志书内容丰厚、需要分卷出版的，可分卷编制索引，或编制索引单卷本，即除志书各卷外，再单独编制索引卷，方便读者检索。规则和标准是可以灵活掌握的，在总体的要求下，州志有州志索引的标准，县志也可有县志索引的标准。这样编制出来的索引或许会更有特色和个性。

（三）索引编制要有深度。

志书索引不是简简单单对目录的再重组和复制，而是要体现出索引的价值和信息度。要有新意，有深度，要形成自己的章法和特点。一是要完善志书目录，扩大目录的范畴，即不仅排列出志书的章节目，还要列出志书的“目”、“子目”、表格和图照，充分体现出志书的具体结构层次，为初步编制提取索引要素做好准备，形成主体框架。二是要从“目、子目”等志书正文中最关键和写实的部分来提取索引标目和主题词，说明项与指引项标注越详细，索引款目标引的专指度就越高，利用起来也就查得快、查得准、查得全。特别是人名、地名，有的在志书中多达几十处、上百处，没有专指度，是很难查寻全的。大多数志书人名、地名索引仅将人名、地名出现的页码集中在一起，虽然达到了资料重组、提供系统信息的作用，但标注的页码没有一定的专指度，如果只想查某一点信息，就不那么方便了，还得费时试着从第一个页码查起。所以，最好还要标注人名、地名等所在的册数、卷数、页数、栏别和卷名。建立交叉参照系统，设置参见（互见）标目。如 “对外贸易参见边境贸易”等等。人名索引应以主要的常用的名称为主，其他人名形式见参照（或制作重复款目）。同一地方有不同的地名，选用正式的地名作为标目，其他形式的地名见参照，如“文山参见三七之乡”。一个地名译名不同，则选择常用的名称作为标目，其他形式的地名见参照。动植物等事物地方俗称见参照事物的正式学名（规范名称），如“破脸狗参见果子狸”、“酸柑子参见柠檬”。另外，由于索引在续志中还处于刚刚启用阶段，加之编制地对象不同，在收录范围、选目标准、标识形式、编排方式和如何使用索引检索等方面各有不同，编制志书索引，最好跟编纂志书一样，制作一个明确的凡例，方便广大读者去检索使用，这是一个实质性的问题。

（四）志书索引与年鉴索引的同异。

本人从事年鉴编排多年，感觉年鉴与志书在索引编排上有所不同，体现在：1、索引的时间跨度不同，年鉴是年度性的，时间指向单一，信息密集。志书是跨年代的，虽然二轮续志跟一轮志书时间跨度有较大差异，但仍有十几、几十年的时间跨度，因此，志书索引在设计上, 规模、密度、款目结构、信息上要比年鉴高出数倍；2、特点不同，年鉴索引体现年度、行业特点，志书索引体现地域性、时限性和地情性特点，因此，索引的侧重点不同，各自的特点也就不同;3、志书索引的编制在深度挖掘、主题词（标目）的提炼上、信息量的体现上要优于年鉴，编排方式也要体现多样化。

（五）索引编制要充分利用电脑等先进技术来进行。

编制索引是一件涉及全书的系统工程，需要熟悉志书内容、懂电脑文字编排操作的编辑人员来编排，不能简单地运用人工操作，应采用电脑和人工相结合的方法进行，如对索引的排序就要用电脑自动排序，人工是梳理不清的，而对索引的标目所处的栏目就只能运用人工操作，一个个地查找、定位和核实，防止出错。过去用传统的手工编制非常麻烦，又容易出错，还会延长编纂出版周期，故在首轮修志时大多数人视为畏途，不愿涉足，这也是首轮修志没有索引的一个重要原因。因此，第二轮修志增加索引这一新体例，也是时代发展的趋势和需要所决定的。在编制过程中，要培养专业的索引制作人才，充分利用计算机辅助手段编制索引，从提取标目（主题词）、梳理规范标目、标注参照系统、页码、栏目、注明音序等排版程序全部实行计算机化。编制出符合方志特色、技术含量较高的志书索引。

（六）续志的索引体系要有高质量和高要求。

索引虽然只是志书的一种新体裁，但不能仅仅限于会编制，多增加一个检索体系，还要有总体上的质量要求：一是编制出来的索引必须体现基本地情信息，要达到一定的信息深度，同时要防止在索引上的“官本位”思想，要体现志书的存史性、真实性和平民化;二是索引编制要科学规范，层次分明，参见、附见、页码、分栏、多音字等的标注准确无误，要掌握好索引容量上的度，过多过繁会造成累赘，无形中增大志书容量，过少则达不到查阅检索作用，所用索引的种类、方法也不可太多，能用一种就用一种，目的就是要方便快捷，便于读者利用；三是索引要体现方志特点和地方特色，许多富有地方特色的内容和主题一定要在索引中反映出来。如果一个索引体系，里面所包含的地方信息和特色没有充分体现出来的话，那么，这个索引的编制就是失败的。

目前，文山州续志工作正紧锣密鼓地开展，索引作为检验续修志书质量的标尺之一，已经逐步在州县两级志书的篇目和体例上得到设置和体现。笔者认为，编制志书索引是方志编修的一个新的重要领域，需不断探索完善，只有编制好了索引，才能使续志体裁更科学合理，更全面系统，才能够更好地满足广大读者读志用志的需要，以适应新时期续志的要求。

                       （作者：云南省文山州地方志办公室）